Die Anwendung der zahlreichen Möglichkeiten von Teams, um durch die Digitalisierung das Miteinander noch weiter zu stärken. „Teams kann als digitaler Arbeitsplatz verstanden werden. Mit Teams findet die digitale Kommunikation via Chat, Telefonie und Videotelefonie, aber auch die digitale Zusammenarbeit (Kollaboration) statt“, sagt Pascal Jabusch, Leiter der IT-Abteilung der AWO am Niederrhein.
„Nun können mehrere Kolleg*innen zum Beispiel gemeinsam und zeitgleich an Dateien arbeiten und diese sicher mit anderen (auch Externen) teilen. Durch die Möglichkeit, Teams an die Bedürfnisse der Organisation anzupassen und zu erweitern, können verschiedene Anwendungen wie z.B. das QM-Handbuch angebunden werden. Durch diese Integrationen können Arbeitsabläufe verschlankt und automatisiert werden, sowie die Komplexität reduziert werden“, freut sich Paschal Jabusch über die neuen Möglichkeiten.
Für die organisationsweite Einführung von Teams hat sich die IT-Abteilung mit der Firma Cancom GmbH einen professionellen und erfahrenen Partner für die erfolgreiche Einführung an die Seite geholt. Unterstützt wird das Projektteam dabei von insgesamt 40 Digitallots*innen beim Bezirksverband. „Die Digitallots*innen sind Vertreter*innen aus allen Fachbereichen und agieren als Verbindung zwischen dem Projektteam und den Endnutzer*innen. Sie gestalten mit, führen die Trainings in den Fachbereichen durch und stehen als Ansprechpartner*innen zur Verfügung“, so der IT-Leiter. Um den reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, werde den Digitallots*innen eine Plattform für den Wissensaustausch und die Zusammenarbeit mit anderen Digitallots*innen zur Verfügung gestellt. „Die Auswahl der Digitallots*innen deckt die Vielseitigkeit der AWO ab und umfasst, neben den unter anderem für die Gestaltung der Prozesse wichtigen Fachkräften, einen hohen Anteil an Führungskräften, Stabsstellen, sowie Katinka Vooren als Vorsitzende des Betriebsrates. Dies, aber auch die Beteiligung des Vorstandes in den Workshops zeigt, welchen Stellenwert die erfolgreiche Einführung des digitalen Arbeitsplatzes hat“, zeigt sich Pascal Jabusch zuversichtlich, das Miteinander in der Zusammenarbeit unterstützt durch Teams neu zu gestalten.
Die Umsetzung erfolg flexibel und entsprechend den Bedarfen aus den Fachbereichen. Für die Digitallost*inen fanden bereits am 16. und 22. Februar 2022 Kick-Off Veranstaltungen statt. Wer diese in den Einrichtungen und Abteilungen sind, erfahren Mitarbeitende über ihre Abteilungs- bzw. Einrichtungsleitung. „Der Bezirksverband ist somit in Startposition und es kann losgehen“, freut sich Pasal Jabusch. „Zunächst bezieht sich die Einführung auf den Bezirksverband und seine Einrichtungen. Die Einführung bei den Seniorendiensten wird im Anschluss mit der gleichen Vorgehensweise erfolgen. Dabei können die AWO Seniorendienste Niederrhein dann von den gemachten Erfahrungen in der Anwendung profitieren. Das macht es dort dann noch einfacher“, stellt der IT-Leiter in Aussicht.
